Информирование внешних поставщиков

Цель процесса приобретения услуг и запасов - своевременное обеспечение деятельности ИЛ лифтов необходимыми материальными ресурсами и услугами, отвечающими установленным требованиям, в необходимых объемах и в соответствии с планируемыми затратами. Руководитель ИЛ доводит до сведения директора (подает заявку в произвольной форме) необходимость приобретение услуг и запасов.

Предметом приобретения услуг и запасов в ИЛ, влияющих на деятельность ИЛ являются: средства измерения, необходимые для проведения проверок, испытаний, измерений.

Требования к необходимым ИЛ СИ (по определяемым характеристикам (показателям) и диапазонам их определения устанавливаются областью аккредитации ИЛ.

Требования к закупаемым ИЛ необходимым СИ (наличие свидетельства о поверке, утверждение типа, соответствие требованиям области аккредитации по определяемым характеристикам (показателям) и диапазонам их определения), согласовываются с внешними поставщиками заранее, только после этого оформляются контракты (договора) на поставку необходимых СИ. Закупочные документы, на каждую единицу (партию) закупаемой продукции или услугу, которая влияет на качество результатов работы ИЛ, находятся у главного бухгалтера.

Ведение записей по оценке поставщиков

ИЛ заключает договоры со сторонними организациями (поставщиками продукции и услуг) с целью осуществления лабораторной деятельности в соответствии с требованиями ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, Критериев аккредитации и области аккредитации путем установления требований к приобретаемому оборудованию и материалам.

Требования к приобретаемым СИ оформляются документально в договорах на закупку, согласуются и, при необходимости, уточняются с поставщиками в процессе оформления договоров.

Для каждого поставщика продукции собирается и анализируется следующая информация:

- внесение в Государственный реестр СИ;

- полнота комплекта документации;

- сроки поставки;

- отсутствие рекламаций.

Информация может быть получена путем проведения переговоров, переписки, в том числе в виде сообщений по электронной почте. Таким образом, формируется база данных по поставщикам оборудования (продукции), что обеспечивает возможность быстрого и качественного их выбора.

Все сведения о поставщиках отражаются в Реестре поставщиков на основании оценки по следующей форме:

Руководитель ИЛ разрабатывает и обеспечивает выполнение правил выбора и приобретения необходимого оборудования, программного обеспечения и иных материалов для реализации испытаний согласно области аккредитации. Планирование закупок оборудования осуществляется исходя из:

- информации, поступившей от специалистов ИЛ;

- анализа перечня средств измерений, применяемых для заявленных испытаний;

- требований Заказчика.           

Заявка на приобретение и поставку оборудования составляется в произвольной форме. Заявки подаются Руководителем ИЛ.

Приобретение   осуществляется по договорам, заключенным с выбранными поставщиками. Договор на приобретение (поставку) оформляется в установленном порядке и подписывается директором ООО «ИКЦ Диагностика». Выполнение договора отслеживается (производится мониторинг). В случае необходимости в договор вносятся изменения.

На основании результатов входного контроля, требований, установленных к поставщикам ежегодно при проведении внутреннего аудита проводится оценка поставщиков. Также допускается проведение внеплановой оценки поставщиков Оценка поставщика проводится путем бальной оценки поставщиков по установленным критериям в Реестре поставщиков.

В «Реестр поставщиков оборудования (продукции)» включаются организации – поставщики, получившие среднюю оценку не ниже 3 балов включительно (рассчитывается как среднее арифметическое). При этом, если тот или иной критерий не учитывается при оценке поставщика (например, не требуется лицензия, иная разрешительная документация на поставляемую продукцию, услуги), то он не входит в расчет среднего арифметического.

ИЛ информирует внешних поставщиков о своих требованиях посредством размещения информации на сайте ООО "ИКЦ Диагностика".